Verklaring gegevensbescherming SMA Benelux

Inleiding

SMA Benelux geeft om uw privacy en behandelt persoonsgegevens zo vertrouwelijk mogelijk.

De bescherming van uw privacy en uw persoonsgegevens is voor ons een uitermate serieuze aangelegenheid. Wij verzamelen, bewaren en gebruiken uw persoonsgegevens alleen in overeenstemming met de inhoud van deze privacyverklaring (“Privacyverklaring”) en de geldende bepalingen inzake gegevensbescherming, in het bijzonder de bepalingen van de Europese algemene verordening inzake gegevensbescherming (“AVG”) en de nationale bepalingen inzake gegevensbescherming.

In deze Privacyverklaring wordt uitgelegd welke persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt, voor welke doeleinden, hoe lang wij de persoonsgegevens bewaren, wat uw rechten in dit verband zijn en hoe u contact met ons kunt opnemen.

Deze Privacyverklaring is onder meer van toepassing op (i) onze website www.sma-benelux.com (hierna "onze Website") en (ii) alle relaties via enig ander communicatiemiddel tussen u en ons.

2 Algemene informatie van toepassing op al onze verwerkingen van persoonsgegevens

2.1. Wie is verwerkingsverantwoordelijke?

SMA BENELUX BV, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0810.560.110 (hierna "SMA Benelux" of "wij"), is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in deze Privacyverklaring.

Wij wijzen u erop dat SMA Benelux verwerkingsverantwoordelijke is voor de verwerking van uw persoonsgegevens, hetgeen inhoudt dat wij een rechtstreekse verantwoordelijkheid jegens u hebben met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Deze Privacyverklaring heeft uitsluitend betrekking op onze relatie met u als verwerkingsverantwoordelijke.

Het is in dit verband belangrijk op te merken dat SMA Benelux geen verwerkingsverantwoordelijke is met betrekking tot de persoonsgegevens die verwerkt worden in het kader van volgende diensten:

• SMA Service Line
• SMA Online Service Center;
• SMA Smart Connected;
• onderhoudswerkzaamheden.

Ten aanzien van die persoonsgegevens is SMA Solar Technology AG de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij een verwerker. Voor meer informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van deze diensten, verwijzen wij u naar de verklaring gegevensbescherming van SMA Solar Technology AG.

2.2. Hoe ontvangen wij uw persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die kunnen worden gebruikt om een individuele persoon rechtstreeks of onrechtstreeks te identificeren. Wij kunnen persoonsgegevens op verschillende manieren verzamelen en verwerken.

Doorgaans geeft u ons zelf uw persoonsgegevens. Soms krijgen wij uw contactgegevens via aanwezigheidslijsten van beurzen, installateurs, of andere kanalen.

Wij kunnen uw contactgegevens ook vinden, updaten, aanvullen en verbeteren via publieke bronnen en sociale netwerken.

2.3. Delen wij uw persoonsgegevens mee buiten de Europese Unie?

Wij gebruiken uw persoonsgegevens in principe alleen voor het leveren van de door u gewenste diensten. Indien wij voor het leveren van deze diensten gebruik maken van externe dienstverleners, hebben ook deze dienstverleners uitsluitend in het kader van hun dienstverlening toegang tot uw persoonsgegevens. Wij hebben de nodige technische en organisatorische maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat de bepalingen inzake gegevensbescherming worden nageleefd en verplichten ook externe dienstverleners daartoe. Wij hebben met de betrokken derden gegevensverwerkingsovereenkomsten gesloten, die de nodige waarborgen bevatten met betrekking tot de vertrouwelijkheid en de naleving van de privacy van uw persoonsgegevens.

Niettegenstaande het voorgaande is het echter mogelijk dat SMA Benelux uw persoonsgegevens bekendmaakt aan de bevoegde autoriteiten (i) als SMA Benelux hiertoe verplicht is krachtens de wet of een gerechtelijke procedure en (ii) om onze rechten te beschermen en te verdedigen.

In bepaalde beperkte gevallen kan SMA Benelux persoonsgegevens doorgeven aan een ontvanger in een land buiten de Europese Economische Ruimte. Elke overdracht van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte aan een ontvanger in een land dat niet valt onder een besluit van de Europese Commissie om een passend beschermingsniveau te bieden, is echter onderworpen aan de bepalingen van een overeenkomst inzake gegevensoverdracht, die (i) de door de Europese Commissie uitgevaardigde modelcontractbepalingen bevat, of (II) elk ander mechanisme overeenkomstig de privacywetgeving, of enige andere regelgeving met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

2.4. Welke rechten heeft u als betrokkene?

U heeft verschillende rechten:

• U heeft steeds een recht op inzage van uw persoonsgegevens. Dit laat u toe na te gaan welke persoonsgegevens wij over u verwerken;
• U heeft steeds een recht op verbetering van uw persoonsgegevens. Dit laat u toe onjuiste of onvolledige persoonsgegevens die wij over u verwerken, te verbeteren of aan te vullen;
• U heeft een recht op wissing van uw persoonsgegevens. Dit laat u toe persoonsgegevens die wij over u verwerken, definitief te wissen. Wij zijn niet altijd verplicht uw persoonsgegevens op uw verzoek te wissen – dit recht geldt enkel in de gevallen en in de mate voorzien door de wet;
• U heeft een recht op beperking van de verwerking van persoonsgegeven die op u betrekking hebben. Dit laat u toe het gebruik van uw persoonsgegevens door ons te bevriezen, zonder deze te wissen. Wij zijn niet altijd verplicht uw persoonsgegevens op uw verzoek te beperken – dit recht geldt enkel in de gevallen en in de mate voorzien door de wet;
• U heeft een recht tegen de verwerking van uw persoonsgegevens bezwaar te maken. Dit laat u toe u te verzetten tegen de verdere verwerking van uw persoonsgegevens. Wij zijn niet altijd verplicht uw bezwaar te honoreren – dit recht geldt enkel wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op grond van ons gerechtvaardigd belang;
• U heeft steeds het recht uw toestemming in te trekken wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens plaatsvindt op basis van uw toestemming;
• U heeft steeds het recht om u te verzetten tegen het verwerken van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden;
• U heeft het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit laat u toe persoonsgegevens vlot van één verwerkingsverantwoordelijke naar een andere te verplaatsen, te kopiëren of door te sturen. Dit recht kan enkel worden uitgeoefend wanneer de verwerking berust op uw toestemming of op een overeenkomst met u.

Indien u één van de hierboven vermelde rechten wenst uit te oefenen, gelieve ons te contacteren op info@sma-benelux.com, +32 15 28 67 39 of per post. Verstrekte informatie is in eerste instantie kosteloos. U kunt deze rechten op redelijke basis uitoefenen.

2.5. Heeft u vragen of een klacht?

Voor alle vragen of klachten in verband met de verwerking van persoonsgegevens kan u ons steeds contacteren:

SMA Benelux BV
Generaal De Wittelaan 19 C
2800 Mechelen
Info@sma-benelux.com
Tel: +32 15 28 67 39

U kan steeds ook een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit van de plaats waar u woont. Voor België is dit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
contact@apd-gba.be
Tel. +32 2 247 48 00
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Voor Nederland is dit:

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag
Tel. 088 - 1805 250
autoriteitpersoonsgegevens.nl

Voor Luxemburg is dit:

Commission Nationale pour la Protection des Données
15, Boulevard du Jazz
L-4370 Belvaux
Tel. (+352) 26 10 60 -1
cnpd.public.lu

3. Specifieke verwerkingen die op u van toepassing kunnen zijn

Onder welke omstandigheden SMA Benelux verschillende soorten persoonsgegevens van u verzamelt, gebruikt of anderszins verwerkt, met welk doel, op basis van welke rechtsgrond, voor welke termijn en met wie deze worden gedeeld, wordt hieronder beschreven.

3.1. U bent een klant (installateur of distributeur) van SMA Benelux?

SMA Benelux kan één of meer van de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

• contactinformatie: naam, functie, telefoonnummer, e-mailadres, kantooradres en andere contactinformatie;
• correspondentie en andere vormen van communicatie: brieven, e-mails en andere (vormen van) communicatie; en
• in het kader van het loyaliteitsplan voor installateurs: testresultaten en aantal gevolgde opleidingen door de installateur.

Wij zullen echter nooit meer persoonsgegevens van u verzamelen dan strikt noodzakelijk is om de doeleinden te bereiken waarvoor wij uw persoonsgegevens hebben verzameld.

SMA Benelux verwerkt de bovengenoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

1. om u op uw verzoek of op ons initiatief meer informatie te verstrekken over onze diensten, indien dit noodzakelijk wordt geacht om onze diensten accuraat voor u te kunnen uitvoeren;
2. om u de diensten te verlenen zoals met u overeengekomen;
3. om elke klacht en/of feedback te behandelen;
4. om betalingen te doen of te innen;
5. om te voldoen aan eventuele wettelijke verplichtingen;
6. om een zakelijke relatie met u als klant te onderhouden; en
7. om u deel te laten nemen aan ons loyaliteitsplan voor installateurs met het oog op kwalificatie als gevorderde installateur.

SMA Benelux verwerkt de hierboven vermelde persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

• de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of om op uw verzoek stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst (doeleinden I tot en met IV hierboven);
• de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op SMA Benelux rust (doeleinde V hierboven);
• de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van SMA Benelux of van een derde (doeleinde VI hierboven). Ons gerechtvaardigd belang bestaat erin u als klant nog beter van dienst te zijn door u op de hoogte houden van onze activiteiten en diensten; en
• de installateur die wilt deelnemen aan het loyaliteitsplan van SMA Benelux heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens (doeleinde VII hierboven).

Wij houden uw persoonsgegevens bij zolang u niet aangeeft verwijderd te willen worden uit onze database.

In het kader van de verwezenlijking van deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:

• onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers).

3.2. U bent een deelnemer aan één van de activiteiten (trainings, webinars, evenementen, etc.) van SMA Benelux?

SMA Benelux kan één of meer van de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

• contactinformatie: naam, geboortedatum, bedrijf, functie, adres, telefoonnummer, e-mailadres, handtekening, adres en betalingsgegevens (in geval van betaalde activiteit);
• correspondentie en andere vormen van communicatie: onder meer vragen gesteld via chatfunctie bij webinars;
• in geval van evenementen: visitekaartjes, dieetbeperkingen, foto’s en video’s.

Wij zullen echter nooit meer persoonsgegevens van u verzamelen dan strikt noodzakelijk is om de doeleinden te bereiken waarvoor wij uw persoonsgegevens hebben verzameld.

SMA Benelux verwerkt de bovengenoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

1. de organisatie van de SMA Benelux activiteit;
2. het uitvoeren van enquêtes;
3. direct marketing: om deelnemers uit te nodigen voor onze SMA Benelux activiteiten en hen aan onze activiteiten te laten deelnemen; en
4. marketing: plaatsen van foto’s en video’s op de Website en sociale media van SMA Benelux ter promotie van de SMA Benelux diensten en activiteiten.

SMA Benelux verwerkt de hierboven vermelde persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

• de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of om op uw verzoek stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst (doeleinde I hierboven);
• de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van SMA Benelux of van een derde (doeleinden II en III hierboven). Onze gerechtvaardigde belangen bestaan erin het verbeteren van de kwaliteit van de SMA Benelux activiteiten (doeleinde II) en u nog beter van dienst te zijn door u op de hoogte te houden van andere SMA Benelux activiteiten (doeleinde III); en
• de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens (doeleinde IV).

Wij houden uw persoonsgegevens bij tot u als contact inactief bent geworden.

In het kader van de verwezenlijking van deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:

• onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers).

Voor meer informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van de SMA Solar Academy, verwijzen wij u naar de verklaring gegevensbescherming van SMA Solar Academy.

3.3. U bent een leverancier van SMA Benelux?

SMA Benelux kan één of meer van de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

• contactinformatie: naam, titel, functie, telefoonnummer, e-mailadres, kantooradres en andere contact- en/of bedrijfsinformatie;
• correspondentie en andere vormen van communicatie: brieven, e-mails en andere (vormen van) communicatie; en
• informatie over de levering van het product/de dienst en alle informatie over onze verbintenis met de leverancier, bankrekeningnummers en alle andere informatie over betalingen.

Wij zullen echter nooit meer persoonsgegevens van u verzamelen dan strikt noodzakelijk is om de doeleinden te bereiken waarvoor wij uw persoonsgegevens hebben verzameld.

SMA Benelux verwerkt de bovengenoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

1. om goederen of diensten te kopen;
2. om te voldoen aan eventuele wettelijke verplichtingen (waaronder administratieverplichtingen).

SMA Benelux verwerkt de hierboven vermelde persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

• de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de leverancier partij is of om op verzoek van de leverancier stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst (doeleinde I hierboven); en
• de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op SMA Benelux rust (doeleinde II hierboven).

Wij houden uw persoonsgegevens bij u als contact inactief bent geworden bij SMA.

In het kader van de verwezenlijking van deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:

• onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers).

3.4. U bent een bezoeker van de Website van SMA Benelux?

SMA Benelux kan één of meer van de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

• contactgegevens, naam (inclusief aanspreekvorm), telefoonnummer, e-mailadres en adresgegevens via het contactformulier;
• correspondentie en andere vormen van communicatie: brieven, e-mails en andere (vormen van) communicatie;

Wij zullen echter nooit meer persoonsgegevens van u verzamelen dan strikt noodzakelijk is om de doeleinden te bereiken waarvoor wij uw persoonsgegevens hebben verzameld.

SMA Benelux verwerkt de bovengenoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

1. I. om uw vraag of verzoek om informatie te beantwoorden;
2. voor direct marketing, om u onder andere op de hoogte te houden van SMA Benelux activiteiten en diensten;
3. voor het plaatsen en lezen van cookies. Meer informatie over ons gebruik van cookies vindt u terug in onze cookie policy.

SMA Benelux verwerkt de hierboven vermelde persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

• de verwerking is noodzakelijk om op uw verzoek precontractuele maatregelen te nemen (doeleinde I hierboven);
• de websitegebruiker/bezoeker heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens (doeleinden II en III hierboven).

Wij houden uw persoonsgegevens bij tot u als contact inactief bent geworden bij SMA.

U kan uw toestemming steeds intrekken.

In het kader van de verwezenlijking van deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:

• onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers);
• de derde partijen die in de cookie policy vermeld worden.

3.5. U bent een (potentiële) sollicitant van SMA Benelux?

SMA Benelux kan één of meer van de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

• contactinformatie: naam, functie, telefoonnummer, thuisadres, mailadres, social media account en andere contactinformatie;
• correspondentie en andere vormen van communicatie: brieven, e-mails en andere (vormen van) communicatie; en
• nadere informatie in verband met recruitment: geslacht, geboortedatum, foto, sollicitatieformulier, cv, aantekeningen bij sollicitatiegesprekken, en andere informatie over arbeidsverleden.

Wij zullen echter nooit meer persoonsgegevens van u verzamelen dan strikt noodzakelijk is om de doeleinden te bereiken waarvoor wij uw persoonsgegevens hebben verzameld.

SMA Benelux verwerkt de bovengenoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

1. om te beoordelen in hoeverre de (potentiële) sollicitant geschikt is en om een sollicitatieprocedure te starten en voor de evaluatie van de applicatie;
2. [om (potentiële) sollicitanten op de hoogte te houden van onze vacatures; en
3. om (potentiële) sollicitanten uit te nodigen voor onze SMA Benelux evenementen en hen aan onze evenementen te laten deelnemen.]

SMA Benelux verwerkt de hierboven vermelde persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

• de verwerking is noodzakelijk om op verzoek van de sollicitant stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst waarbij de sollicitant partij wordt (doeleinde I hierboven);
• [[*] (doeleinden II en III hierboven).]

Wij houden uw persoonsgegevens bij tot u als contact inactief bent geworden bij SMA.

In het kader van de verwezenlijking van deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:

• onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers).

4. Wijzigingen in deze Privacyverklaring

Wij kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken. Daarom raden wij u aan om deze regelmatig te raadplegen, zodat u op de hoogte bent van eventuele wijzigingen.

Laatst bijgewerkt op 29/10/21